Fase 3: plannen uitwerken

Heeft uw VvE een verduurzamingsscenario gekozen en is er akkoord op de uitwerking? Dan kunt u de plannen definitief maken. Het vervolgt hangt af van het aantal maatregelen. Kies voor route A: één maatregel uitwerken of route B: meerdere maatregelen uitwerken.

Route A: Plan uitwerken voor één verduurzamingsmaatregel

Zonnepanelen op een plat dak aan de rand van een natuurgebied met zicht op een meer.

Route A: één maatregel uitwerken

Heeft uw VvE gekozen voor één verduurzamingsmaatregel? Dan kan het bestuur, de commissie duurzaam of de beheerder veel zelf doen. Bijvoorbeeld bij alleen dakisolatie, spouwmuurisolatie of zonnepanelen.

A12 Vergunningen aanvragen

Als de gekozen maatregel invloed heeft op de buitenkant van het gebouw, moet u misschien een vergunning (Open www.amsterdam.nl in een nieuw tabblad) aanvragen. Start de aanvraag op tijd om vertraging te voorkomen. Soms betaalt u leges (kosten voor de vergunning). Voor bepaalde maatregelen krijgt u korting op de leges (Open www.amsterdam.nl in een nieuw tabblad) .

A13 Offertes opvragen en beoordelen

Wilt u werk laten uitvoeren? Vraag dan meerdere offertes op en vergelijk ze. Offertes zien er vaak verschillend uit en zijn daardoor lastig naast elkaar te leggen. Maak het eenvoudiger:

● Schrijf een duidelijke opdrachtomschrijving

● Vraag of de offerte in fases uitgewerkt kan worden: uitvoering, onderhoud, garantie

● Maak een lijst met vragen waar u antwoord op wilt, zoals:

→ Wat zijn de materiaalkosten per vierkante meter?

→ Wat zijn de ingeschatte uren?

→ Wat zijn de voorrijkosten en logistieke kosten?

→ Hoe zit het met de beveiliging en garantie?

→ Wanneer is de oplevering?

→ Wat zijn mogelijke onvoorziene kosten en is er een risico-opslag?

→ Wat is de Total Cost of Ownership? Dit zijn de kosten voor het product vanaf het moment dat je het koopt tot je het niet meer gebruikt. Dus inclusief de onderhouds- en vervangingskosten (van onderdelen).

Heeft u geen ervaring met offertes opvragen? U kunt dit uitbesteden aan een beheerder of aannemer. Zij kunnen de offerte-uitvraag schrijven, offertes opvragen bij verschillende partijen, de offertes beoordelen en advies geven. Houd rekening met kosten voor deze dienst: het opstellen van een goede, passende offerte aanvraag kost tenslotte tijd en kennis.

A14 Betalen van de maatregel

Uw VvE kan de verduurzamingsmaatregel op verschillende manieren betalen:

Sparen - veel VvE’s sparen al voor onderhoud. De VvE kan blijven sparen voor de gekozen maatregel door bijvoorbeeld de maandelijkse VvE-bijdrage te verhogen. Het kan hierdoor lange tijd duren voordat de VvE genoeg gespaard heeft. Ook kan de maatregel steeds duurder worden door inflatie.
Eenmalige extra bijdrage – leden betalen de kosten uit spaargeld of door hun hypotheek te verhogen.
Een lening voor de VvE – er zijn verschillende manieren voor VvE’s om geld te lenen voor het verduurzamen van het gebouw. Het Nationaal Warmtefonds (Open www.warmtefonds.nl in een nieuw tabblad) biedt leningen aan VvE’s die willen verduurzamen. Bij het Stimuleringsfonds Volkshuisvesting Nederlandse gemeenten (SVn) (Open www.svn.nl in een nieuw tabblad) kan een VvE lenen voor onderhoud. Ook banken bieden leningen aan VvE’s. Houd rekening met de rente: deze is bij banken vaak hoger dan bij bijvoorbeeld het Warmtefonds. De rente op een lening betalen leden via de VvE-bijdrage, zolang ze in de VvE wonen. Bij verkoop van de woning gaat de lening over naar de nieuwe bewoner.

A15 Informeer de VvE-leden

Ook als VvE-leden regelmatig updates krijgen over het project, kunnen zij nog vragen hebben. Onbeantwoorde vragen kunnen zorgen voor weerstand tegen de uiteindelijke offerte en uitvoering. Organiseer daarom één tot twee weken voor het besluit over de uitvoering een informatiebijeenkomst:

Geef een heldere presentatie met alle keuzes en vervolgstappen
Zorg dat er ruimte is voor vragen
Laat bestuur, commissie duurzaam of de aannemer antwoord geven
Leg uit waarover gestemd wordt, wanneer de verbouwing start en hoe jullie leden op de hoogte houden

Tip! Wijs naast een inhoudelijk voorzitter ook een begeleider aan om de bijeenkomst goed te laten verlopen. De begeleider let dan op de sfeer en zorgt ervoor dat alle leden hun vragen kunnen stellen.

Komen er meestal weinig leden naar bijeenkomsten? En woont u in een geselecteerde buurt? Dan kunt u het VvE-activatieteam aanvragen om bewoners te informeren en enthousiasmeren voor de bijeenkomst.

Een spreker met microfoon geeft een presentatie over verduurzaming, terwijl een kaart van Amsterdam met gemarkeerde locaties op het scherm wordt getoond.

A16 Instemmen tijdens ledenvergadering

Tijdens de ledenvergadering stemmen alle leden over de offerte. Is er een verhoging van de VvE-bijdrage, een extra bijdrage of een lening nodig? Dan wordt daar ook over gestemd. Stemt een meerderheid voor? Dan kan de verbouwing van start.

Route B: Meerdere maatregelen uitwerken

Een binnentuin tussen wooncomplexen met een speelplaats en groene daken in een stedelijke omgeving.

Wil uw VvE meerdere maatregelen in één keer uitvoeren? Dan staat u aan het begin van een groter project. Daarbij heeft u hulp en begeleiding nodig.

B12 Geef opdracht aan architect of bouwteam

Tijdens deze fase kunnen een architect of bouwteam met ervaring in verduurzaming uw VvE helpen om een concreet plan op te stellen. Onderdelen van dit traject kunnen zijn:

Onderzoeken (asbest, flora en fauna etc.)
Ontwerpen nieuwe gebouwonderdelen en installaties
Aanvragen van vergunningen, financieringen en subsidies
Berekenen van bouwkosten
Organiseren van aanbesteding
Begeleiden van besluitvorming binnen VvE

Het bestuur en de commissie duurzaam overleggen tijdens het project om de week met de architect of het bouwteam.

Soms is het handig om het proces in twee delen op te splitsen. Bijvoorbeeld vanwege de verschillende werkzaamheden of de financiering. Deel één is het onderzoek en een voorlopig ontwerp (VO). Deel twee is het besluit over uitvoering en aanbesteding op basis van een definitief ontwerp (DO). De VvE moet dan voor beide delen apart een akkoord geven tijdens een ALV.

B13 Informeer de VvE-leden

Een project met meerdere maatregelen kan een jaar of langer duren. Het is belangrijk dat bestuur en commissie op de hoogte blijven van de wensen en behoeften van VvE-leden. Ook moeten VvE-leden goed geïnformeerd blijven. Dit kan via:

● Maandelijkse nieuwsbrief: deel regelmatig updates, ook als er weinig nieuws is.

● Klankbordgroep: overleg twee keer per maand, bespreek gemaakte keuzes en luister naar vragen en opmerkingen van de leden

● Specifieke belanghebbenden: nodig grooteigenaren uit, organiseer sessies met particuliere verhuurders, betrek commerciële eigenaren en buren uit andere gebouwen

● Inloopspreekuur of keukentafelgesprekken: voor leden die liever persoonlijk hun behoeften en zorgen delen

● Woningtype-avond: laat leden op plattegronden aangeven wat er in hun woning veranderd is en bespreek keuzes die passen bij hun woningtype

● Informatiebijeenkomst: onbeantwoorde vragen kunnen zorgen voor weerstand tegen de uiteindelijke offerte en uitvoering. Organiseer daarom één tot twee weken voor het besluit over de uitvoering een informatiebijeenkomst:

→ Geef een heldere presentatie met alle keuzes en vervolgstappen

→ Zorg dat er ruimte is voor vragen

→ Laat bestuur, commissie duurzaam of aannemer antwoord geven

→ Leg uit waarover gestemd wordt, wanneer de verbouwing start en hoe jullie leden op de hoogte houden

Tip! Wijs een inhoudelijk voorzitter en een begeleider aan om de bijeenkomst goed te laten verlopen.