Fase 4: Renovatie

17. Let op de uitvoering

Schakel een goede bouwopzichter in om de uitvoering te laten verlopen volgens de plannen. De opzichter houdt toezicht op de bouw en zorgt ervoor dat:

• Er wordt uitgevoerd volgens het ontwerp;

• De juiste materialen worden gebruikt met een goede afwerking;

• Het schema wordt aangehouden;

• Afspraken met bewoners worden nagekomen. 

Schat met de opzichter de risico’s van de verbouwing in en maak een plan om deze risico’s te beperken. Maak een handelingsplan waarin wordt beschreven wat er moet gebeuren als er iets niet volgens plan verloopt. Bijvoorbeeld, wat te doen als blijkt dat er (toch meer) asbest aanwezig is.

18. Communicatie met bewoners

Voor de bewoners van de VvE heeft de verbouwing vaak de grootste impact. Fysiek kan er veel veranderen aan en om het gebouw. Ook is er vaak overlast van geluid en vuil. Laat daarom weten waar zij aan toe zijn en licht ze goed in. Laat weten: 

• Wat er gaat gebeuren;  

• Hoelang dit gaat duren;   

• Bij wie ze terechtkunnen met vragen.  

Maak een VvE-lid verantwoordelijk voor de communicatie. Maar ook iemand van het bedrijf dat de werkzaamheden uitvoert. De bouwopzichter is een goede optie.

Communiceer vooraf en tijdens de uitvoering met de bewoners. Maak een communicatieplan met daarin de volgende punten:

• Wat er gaat gebeuren? 

• Wat wordt gerenoveerd (en wat niet)? 

• Wanneer zijn de werkzaamheden? 

• Hoelang duren de werkzaamheden? 

• Wat kunnen bewoners verwachten? 

• Wat wordt van bewoners verwacht?

• Aan wie kunnen bewoners vragen stellen? 

• Wanneer zijn de warme opnames*? 

• Wat als dingen anders verlopen dan gepland?

Vaak loopt het anders dan gepland. Zorg dat iedereen weet wat hij of zij kan verwachten. Bedenk goed hoe gecommuniceerd wordt als dingen anders lopen. Het kan helpen om de nieuwsbrief vanaf dit moment wekelijks te sturen in plaats van maandelijks. 

*Tijdens de warme opnames gaat de aannemer bij elk appartement langs. Er wordt dan gekeken of alle werkzaamheden zoals gepland uitgevoerd kunnen worden. En of er aanpassingen zijn gedaan door de eigenaren, waar rekening mee moet worden gehouden.  

19. Oplevering van de verbouwing 

Als de werkzaamheden klaar zijn, is het tijd voor de oplevering. De oplevering is een belangrijk moment. Is alles gedaan zoals afgesproken? Zorg er (met de bouwopzichter) voor dat alles volgens afspraak is uitgevoerd. Betaal dan pas het laatste deel van de offerte. 

De subsidie vaststellen gebeurt ook pas na uitvoering. Zorg dat aan alle voorwaarden van de subsidie is voldaan en dien de vaststellingsaanvraag in. Dan kan de rest van het subsidiebedrag worden overgemaakt. Houd er rekening mee dat de gemeente soms op locatie komt controleren

Is er een financiering afgesloten? Houd er rekening mee dat tijdens de renovatie al rente en aflossing betaald moet worden, terwijl er nog geen besparing op de energiekosten is. Dat betekent een extra druk op de woonlasten van de eigenaren.