Route A

Gaat het om één maatregel? Zoals dakisolatie, spouwmuurisolatie of zonnepanelen? Dan kan het bestuur, de Commissie Duurzaam of de beheerder veel zelf doen. Het is overzichtelijk om na te gaan welke vergunningen nodig zijn. Hierdoor zijn vaak de kosten minder hoog. En is het bepalen van de financiering makkelijker. 

Volg in dit geval Route A. 

Route B

Soms is het beter om meerdere maatregelen tegelijk uit te laten voeren. Dit komt doordat de kosten dan over een langere periode verdeeld worden. De kosten blijven daardoor lager. Een 30-jaarsfinanciering* kan hier hulp bij bieden. Het kan ook zo zijn dat het gebouw zo slecht is dat een grote renovatie nodig is. 

*Voor een 30-jaarsfinanciering gelden voorwaarden. Lees de voorwaarden hier.  [placeholder link ]

Een plan maken voor zo’n grote renovatie is lastig. Net als een corporatie of vastgoedeigenaar moet u hiervoor deskundig advies inhuren. Denk aan een architect of een bouwteam. De uitwerking van een plan kost geld. Gemiddeld tussen de 12% en 15% van het uit te geven bedrag. Voor grotere vve’s kan het bedrag voor zo’n renovatie in de miljoenen lopen. De kosten voor de planuitwerking zijn dan een paar ton.

Volg in dit geval Route B.

Route A: Plan uitwerken voor één verduurzamingsmaatregel

A.13. Vergunningen nodig?

Heeft de maatregel die uw vve wilt nemen invloed op de buitenkant van het gebouw? Dan heeft u misschien een vergunning van de gemeente Amsterdam nodig. Bekijk hier of uw vve een vergunning nodig heeft.

Als er een vergunning nodig is, start de aanvraag dan zo snel mogelijk. Zo loopt u zo min mogelijk vertraging op.  

Er is voor een aantal verduurzamingsmaatregelen korting op de leges mogelijk. Leges zijn kosten die u aan de gemeente betaalt als u iets aanvraagt. Bekijk hier of uw vve in aanmerking komt voor de korting op de leges.

A.14. Offertes opvragen en beoordelen

Offertes zien er bijna nooit hetzelfde uit. Elk bedrijf heeft een andere manier van offertes maken. Het is goed om meerdere offertes op te vragen. Om deze offertes zo goed mogelijk met elkaar te vergelijken, kunt u het volgende doen:

• Schrijf een duidelijke opdrachtomschrijving. 

• Vraag of de offerte in fases uitgewerkt kan worden: 

  • Uitvoering 

  • Onderhoud

  • Garantie 

Maak ook een lijst met vragen waar u aan antwoord op wilt. Denk aan:

• Wat zijn de materiaalkosten (per vierkante meter)? 

• Wat zijn de ingeschatte uren? 

• Wat zijn de voorrijkosten? 

• Wat zijn de logistieke kosten? 

• Hoe zit het met beveiliging? 

• Wanneer is de oplevering? 

• Wat zijn mogelijke onvoorziene kosten? 

• Is er een risico-opslag? 

• Hoe zit het met garantie?

• Wat is de Total Cost of Ownership (TCO)* 

*Dit zijn de kosten voor het product vanaf het moment dat je het koopt tot je het niet meer gebruikt. Dus inclusief de onderhoud- en vervangingskosten (van onderdelen).

U kunt er ook voor kiezen om iemand anders de offertes te laten opvragen. Soms kan de beheerder dat doen. Er zijn ook aannemers die dit aanbieden. Zij kunnen onder andere: 

• de offerte-uitvraag schrijven;

• offertes opvragen bij drie partijen;

• de offertes beoordelen;

• een advies geven.

Het opstellen van een goede, passende offerte kost tijd en kennis. Houd er rekening mee dat u meestal moet betalen voor deze dienst.

A.15. Financiering

Er zijn een paar manieren waarop uw vve de verduurzamingsmaatregel kan betalen. 

Onderzoek de mogelijkheden voor de financiering goed en begin op tijd met aanvragen. De aanvraag is niet meteen bindend. Het Warmtefonds kan u hierbij helpen.

A.16. Leden informeren

Uw vve informeert vve-leden met een nieuwsbrief over de voortgang. Maar vaak hebben vve-leden toch nog vragen. Het is belangrijk om deze vragen te beantwoorden. Omdat deze vragen het besluit van de leden in de weg kunnen staan. Ook kan het onbeantwoord laten van deze vragen leiden tot druk bij de vve-leden als ze moeten stemmen. 

Het is daarom slim om één of twee weken voorafgaand aan het besluit een informatiebijeenkomst te organiseren om leden goed te informeren.

Hoe ziet de informatiebijeenkomst eruit? 

• Er is een presentatie waarin alle informatie duidelijk wordt uitgelegd. Vertel ook over de keuzes die zijn gemaakt. 

• Zorg dat er ruimte is voor vragen. U, het bestuur of de Commissie Duurzaam of de uitvoerder/aannemer kan deze beantwoorden.

• Geef uitleg over de volgende stappen. Hierna komt de ledenvergadering. Vertel waarover wordt gestemd, wanneer de verbouwing kan starten en hoe de leden op de hoogte worden gehouden. 

Het kan handig zijn om een inhoudelijke voorzitter te hebben bij deze bijeenkomst. Ook kan iemand worden aangewezen die let op de sfeer en of alle leden hun vragen kunnen stellen.

Voor deze informatiebijeenkomst kunt u gebruikmaken van een activatieteam vanuit de gemeente Amsterdam. Dit team motiveert uw vve-leden om naar de vergadering te komen.

A.17. Ledenvergadering: goedkeuring offerte en soms financiering

Tijdens deze ledenvergadering worden leden gevraagd in te stemmen met de offerte. Soms wordt gevraagd in te stemmen met een extra eigen bijdrage; het verhogen van de bijdragen of het afsluiten van een financiering. 

Route B: Plan uitwerken voor meerdere verduurzamingsmaatregelen

B.14. Opdracht aan architect of bouwteam  

De planuitwerking is een adviestraject. Een architect of bouwteam met ervaring in vve's begeleiden werkt dit uit. Onderdelen hiervan zijn:

• onderzoeken doen (onder andere verplicht asbest, flora en fauna); 

• nieuwe gebouwonderdelen en installaties ontwerpen;

• vergunningen aanvragen;

• financiering en subsidies aanvragen;

• berekening van de bouwkosten (elementenraming) door een calculatiebureau;

• de aanbesteding organiseren;

• besluitvormingstraject in de vve begeleiden.

Planuitwerking in tweeën

Soms is het verstandig om de plantuitwerking op te knippen in twee delen. Het kan logisch zijn om dit te doen vanwege de werkzaamheden, maar bijvoorbeeld ook vanwege de financiering.  

Het eerste deel bestaat dan uit onderzoek en een voorlopig ontwerp (VO). Het tweede deel is het nemen van een besluit door de vve en de aanbesteding te organiseren op basis van een definitief ontwerp (DO) of dan doorgaan met een bouwteam.

B. 15. Subplanuitwerking

Als vve spaart u voor onderhoud en vervanging. Niet voor advies van anderen. Volgens de splitsingsakte is er zelfs een gekwalificeerd meerderheidsbesluit nodig om het geld uit de reserves te gebruiken voor de uitwerking van plannen. Dit kan ervoor zorgen dat deze fase langer duurt.

Subsidies

Er zijn meerdere subsidies beschikbaar voor de planuitwerking. Via de Subsidieregeling verduurzaming voor vereniging van eigenaren (SVVE) is subsidie beschikbaar. Voor de planuitwerking gaat dit om 75% van de kosten tot maximaal € 20.000,-. Deze subsidie wordt uitgekeerd na de uitvoering van de werkzaamheden.  

Er is ook een subsidie beschikbaar voor extra kosten voor beheerders. Denk aan extra juridische kosten en extra kosten voor een Meerjaren Onderhoudsplan van 30 jaar.  

De gemeente Amsterdam heeft voor vve’s in geselecteerde gebieden een extra subsidie beschikbaar voor planvorming. Deze subsidie dekt 50% van de kosten voor planuitwerking. De subsidie is minimaal € 20.000,- en maximaal € 137.000,-. Van dit bedrag kan 50% als voorschot worden uitbetaald.

B.16. Overige leden informeren

Het bestuur en de Commissie Duurzaam zullen vaak overleggen met de architect of het bouwteam. Is er een groot-eigenaar? Dan is het belangrijk om die ook te betrekken. Deze overleggen zijn één keer in de twee weken nodig voor een langere periode. De uitwerking van de plannen kunnen zomaar een jaar (of langer) duren.  

Naast het overleg met de architect of het bouwteam is het contact met de overige leden belangrijk. Het is nodig dat het bestuur en de Commissie Duurzaam goed op de hoogte blijven over de wensen en de behoeften van de leden. 

Dit kan op de volgende manieren:

1. Elke maand een nieuwsbrief. Geen nieuws is ook nieuws. 

2. Twee keer per maand een overleg met de klankbordgroep. Praat ze bij. En leg ze keuzes voor als die er zijn. Luister naar hun vragen en opmerkingen. Neem die mee in de verdere ontwikkeling. 

3. Zorg voor een apart overleg met de verschillende personen: 

• De groot-eigenaar. Hij of zij moet met het bestuur en de Commissie Duurzaam aanwezig zijn bij alle overleggen.

• Particuliere verhuurders. Organiseer een aparte bijeenkomst om ze te informeren. En om te vragen waar zij behoefte aan hebben.  

• Eigenaren commerciële ruimtes. Zijn er commerciële ruimtes in uw vve? Benader en betrek de eigenaren regelmatig. Waarschijnlijk is er voor deze ruimtes een apart ontwerp nodig.  

• De buren. Als de vve onderdeel is van een bouwkundige eenheid (meerdere gebouwen zijn tegelijkertijd ontworpen en gebouwd), is het handig om buren snel te betrekken. Samenwerken kan ook. 

• Sommige leden vinden een inloopspreekuur fijn. Of keukentafelgesprekken bij de leden thuis. Niet alle leden hebben hier behoefte aan. Maar voor sommige leden kan het heel prettig zijn als zij vragen kunnen stellen zonder dat anderen meeluisteren. 

1. Woningtype-avond. Tijdens een woningtype-avond kunnen leden op plattegronden zelf aangeven wat ze in de woning veranderd hebben. Daarnaast kunnen ze feedback vragen op de keuzes die passen bij hun woningtype.   

2. Vaak hebben vve-leden vragen. U kunt het beste een informatiebijeenkomst organiseren. Hier kunnen alle vragen beantwoord worden. Doe dit voor een besluit genomen moet worden in de volgende ledenvergadering. Hoe ziet de informatiebijeenkomst eruit? 

• Geef een goede presentatie waarin alle informatie wordt uitgelegd. Vertel hier ook over de voorstellen en de keuzes die zijn gemaakt. 

• Zorg dat er ruimte is voor vragen. U, het bestuur of de Commissie Duurzaam kan deze beantwoorden.

• Geef uitleg over het vervolg. Hierna komt de ledenvergadering. Vertel waarover wordt gestemd, wanneer de verbouwing kan starten en hoe de leden op de hoogte worden gehouden.

Het kan handig zijn om een inhoudelijke voorzitter te hebben bij deze bijeenkomst. En iemand die let op de sfeer en of alle leden hun vragen kunnen stellen.  Als de klankbordgroep goed werkt, kunnen zij helpen met de voorbereiding. En soms ook met antwoorden geven.  

Bent u bang dat er te weinig leden naar uw informatiebijeenkomst komen? Dan kunt u gebruikmaken van een activatieteam vanuit de gemeente Amsterdam. Dit team motiveert uw vve-leden om naar de vergadering te komen.

Sommige vve-leden maken zich zorgen over of zij de verhoogde vve-bijdrage wel kunnen betalen. Of over dat ze niet meer in hun woning kunnen blijven wonen. Deze problemen komen veel voor. De gemeente Amsterdam gaat in 2025 van start met het organiseren van goed financieel advies*. Speciaal voor deze leden. Laat uw leden weten dat deze mogelijk er is en dat ze hier gebruik van kunnen maken. 

*Deze dienstverlening is nog niet beschikbaar, maar neem contact op met de vve-aanpak als uw vve in de fase van planuitwerking zit. Dan kunnen we u bijpraten over de stand van zaken op dit moment.

B.17. Ledenvergadering: goedkeuring offerte en financiering

Dit is de belangrijkste vergadering. Er is een gekwalificeerd meerderheidsbesluit nodig.  Als de vve-leden goed zijn geïnformeerd, dan wordt tijdens deze vergadering alleen nog maar gestemd over besluiten.

Deze besluiten gaan over: 

• de offerte goedkeuren;

• instemmen met de financiering.

Overweegt uw vve een financiering om de verduurzamingsmaatregel mee te betalen? Dan zijn er extra eisen voor de ledenvergadering. Het Nationale Warmtefonds begeleidt dit.